Business Central ile e-Fatura ve e-Arşiv nasıl çalışır?
Business Central'da e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye için ne gerekir? Türkiye e-belge uygulaması, özel entegratör bağlantısı, kurulum adımları ve sınama.
İçindekiler
Türkiye’de bir ERP’nin günlük işte kullanılabilmesi için e-belge gönderebilmesi şarttır. Fatura kesilir kesilmez e-Fatura ya da e-Arşiv olarak alıcıya gitmeli, sevkiyat yapıldığında e-İrsaliye düzenlenmeli, dönem sonunda defterler e-Defter olarak hazırlanmalıdır. Business Central’a geçmeyi düşünen işletmelerin en sık sorduğu soru da budur: Business Central bunları yapabiliyor mu?
Yapabiliyor; ancak bu işler Business Central’ın kendi içinde hazır gelmez. Bu yazıda e-belgenin Business Central’da nasıl çalıştığını, kurulumda hangi adımların atıldığını ve nelere dikkat edilmesi gerektiğini anlatıyoruz.
e-Fatura ve e-Arşiv’in temeli
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın tanımına göre e-Fatura, satıcı ve alıcı arasındaki iletimi merkezi bir platform üzerinden gerçekleşen elektronik bir belgedir. Yeni bir belge türü değildir; kâğıt faturayla aynı niteliklere sahiptir. e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler birbirlerine faturalarını e-Fatura olarak göndermek ve almak zorundadır.
e-Fatura için Gelir İdaresi, uluslararası bir standart olan UBL’nin Türkiye’ye uyarlanmış hâli olan UBL-TR biçimini benimsemiştir. Yani bir faturanın e-Fatura olarak gidebilmesi için XML tabanlı bu biçimde hazırlanması gerekir.
Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse durum değişir. Gelir İdaresi’nin açıklamasına göre e-Arşiv uygulamasına dahil olan satıcılar, kayıtlı olmayan alıcılar için e-Arşiv fatura düzenler. Böylece aynı satış faturası, alıcıya göre ya e-Fatura ya da e-Arşiv fatura olarak gider.
e-Fatura’dan yararlanma yöntemleri
Gelir İdaresi, e-Fatura uygulamasından yararlanmak için üç yöntem tanımlar:
- e-Fatura Portalı: Gelir İdaresi’nin web portalı üzerinden fatura düzenlenir. ERP ile otomatik bağlantı kurulmaz; faturalar portalda ayrıca girilir.
- Özel entegrasyon: Gelir İdaresi’nin izin verdiği özel entegratör firmalarından biri aracılığıyla bağlanılır. ERP faturayı entegratöre gönderir, entegratör de Gelir İdaresi’ne ve alıcıya iletir.
- Entegrasyon: İşletme kendi bilgi işlem sistemini doğrudan Gelir İdaresi’nin sistemine bağlar.
ERP kullanan işletmelerin büyük kısmı özel entegrasyon yöntemini tercih eder. Bu yöntemde e-belgenin imzalanması, iletilmesi ve saklanması gibi işler entegratör tarafından yürütülür. Gelir İdaresi, izin verilen özel entegratörlerin listesini kendi sitesinde yayımlar.
Business Central’daki durum
Microsoft Business Central’ı bazı ülkeler için kendi yerel sürümüyle yayımlar; Türkiye bu ülkeler arasında değildir. Microsoft’un ülke listesinde Türkiye, uyarlamanın iş ortakları tarafından yapıldığı ülkeler arasında yer alır ve uluslararası sürüm temel alınır.
Uluslararası sürümde Türkiye’nin e-belge sistemine özgü yapı bulunmaz: UBL-TR biçiminde belge hazırlama, alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını kontrol etme, özel entegratöre gönderme ve gelen e-Faturaları içeri alma gibi işler standart olarak gelmez. Bu işleri, iş ortaklarının Microsoft Marketplace’te yayımladığı Türkiye e-belge uygulamaları yapar.
Bu uygulamalar Business Central’a eklenti olarak kurulur. Kapsamları yayımlayan firmaya göre değişir: bazıları e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter’in hepsini kapsar, bazıları yalnızca bir kısmını. Hangi özel entegratörlerle çalışabildikleri de uygulamadan uygulamaya farklıdır. Uygulamaların ücreti Business Central lisansına dahil değildir ve uygulamayı yayımlayan firmaya ayrıca ödenir.
Bir satış faturasının yolculuğu
Türkiye e-belge uygulaması kurulmuş bir Business Central’da bir satış faturası şu yolu izler:
- Kullanıcı satış faturasını Business Central’da hazırlar ve kaydeder.
- e-belge uygulaması, cari kartındaki vergi numarası ve mükellefiyet bilgisine bakarak faturanın e-Fatura mı yoksa e-Arşiv mi olacağına karar verir.
- Fatura UBL-TR biçimine dönüştürülür ve özel entegratöre gönderilir.
- Entegratör faturayı Gelir İdaresi’nin sistemi üzerinden alıcıya iletir.
- Gönderimin sonucu ve belgeye ait bilgiler Business Central’daki fatura kaydına geri yazılır.
Gelen e-Faturalar için yol tersine işler: Entegratöre gelen faturalar Business Central’a alınır, kullanıcı tarafından kontrol edilip satın alma faturası olarak kaydedilir.
e-İrsaliye ve e-Defter
e-İrsaliye, sevk irsaliyesinin elektronik karşılığıdır ve e-Fatura’ya benzer biçimde özel entegratör üzerinden gönderilir. Business Central’da sevkiyat kaydedildiğinde e-belge uygulaması irsaliyeyi hazırlayıp gönderir.
e-Defter ise yevmiye ve büyük defter kayıtlarının elektronik ortamda tutulmasıdır. Business Central’daki muhasebe kayıtlarından e-Defter dosyalarının hazırlanması da bir Türkiye uygulaması tarafından yapılır. e-Defter’in kapsamı, berat yükleme süreleri ve hangi mükelleflerin zorunlu olduğu mevzuatla belirlenir ve zaman zaman değişir; bu konuları mali müşavirinizle birlikte ele almanızı öneririz.
Kurulum adımları
Bir Business Central kurulumunda e-belge tarafı genellikle şu sırayla ilerler:
- Entegratör kararı. İşletme hâlihazırda bir özel entegratörle çalışıyorsa, aynı entegratörle devam edilip edilemeyeceğine bakılır. Bu, büyük ölçüde seçilecek Türkiye e-belge uygulamasının o entegratörü destekleyip desteklemediğine bağlıdır.
- Uygulamanın seçilmesi ve kurulması. İhtiyaç duyulan belge türlerini kapsayan ve entegratörle çalışabilen uygulama seçilir, Business Central’a kurulur ve şirket bilgileri girilir.
- Cari kartlarının hazırlanması. Müşteri ve tedarikçi kartlarına vergi numarası ya da kimlik numarası ve e-Fatura mükellefiyet bilgisi girilir. Veri aktarımında bu bilgilerin eksiksiz taşınması önemlidir.
- Belge numara serileri. e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye için kullanılacak numara serileri tanımlanır.
- Deneme ortamında sınama. Entegratörün deneme ortamında örnek e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye gönderilir; gelen fatura alımı denenir.
- Canlı gönderime geçiş. Hangi günden itibaren faturaların yeni sistemden gideceği belirlenir. Eski sistemden geçişte bu tarih, eski sistemin son fatura numarası ve dönem sonu dikkate alınarak seçilir.
Dikkat edilmesi gerekenler
Cari kartlarındaki bilgiler. e-Fatura ile e-Arşiv ayrımı cari kartındaki bilgiye göre yapılır. Vergi numarası eksik ya da yanlış girilmiş bir kart, faturanın yanlış türde gitmesine yol açabilir. Veri aktarımı sırasında bu alanların temizlenmesi, e-belge kurulumunun en önemli parçalarından biridir.
Geçiş günü. Bir işletme aynı anda iki sistemden e-Fatura göndermemelidir. Eski sistemden son faturanın ne zaman gideceği ve yeni sistemden ilk faturanın ne zaman gideceği önceden planlanmalıdır.
Güncellemeler. Business Central online’a Microsoft nisan ve ekim aylarında büyük güncelleme yayımlar. Türkiye e-belge uygulamasının her büyük güncellemeden önce yeni sürümle sınanması gerekir; e-belge gönderimi kesintiye uğramamalıdır. Güncelleme döngüsünü Business Central güncelleme takvimi yazısında anlattık.
Mevzuat değişiklikleri. e-belge mevzuatı ve teknik kılavuzlar zaman zaman değişir. Bu değişikliklerin uygulamaya yansıtılması uygulamayı yayımlayan firmanın sorumluluğundadır; uygulamanın güncel tutulduğunun takip edilmesi gerekir.
Değerlendirme
Business Central, Türkiye’de e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter işlerini yapabilir; ancak bu yetenek uluslararası sürümde değil, kurulumda eklenen Türkiye e-belge uygulamasında bulunur. Sağlıklı bir kurulum için uygulama seçimi, entegratörle uyum, cari kartlarındaki bilgilerin doğruluğu ve deneme ortamında yapılan sınama belirleyicidir.
Türkiye uyarlamasının diğer parçalarını Türkiye uyarlaması sayfamızda anlattık. Business Central’ın genel yapısı için Business Central nedir yazısına göz atabilir, e-belge geçişinizi konuşmak için iletişim formundan bize yazabilirsiniz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. e-belge zorunlulukları, süreler ve kapsam için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın güncel duyurularını takip edin ve mali müşavirinize teyit ettirin.
Sık sorulan sorular
Business Central kendi başına e-Fatura gönderebilir mi?
Uluslararası sürümde Türkiye'nin e-belge sistemine özgü yapı bulunmaz. Bir Türkiye e-belge uygulaması kurulur ve Gelir İdaresi Başkanlığı'nın listesindeki bir özel entegratörle bağlantı yapılır.
Mevcut özel entegratörümüzle devam edebilir miyiz?
Çoğu durumda evet. Bunun için seçilen Türkiye e-belge uygulamasının sizin entegratörünüzü desteklemesi gerekir. Kurulumdan önce bu kontrol edilir.
e-Fatura mı e-Arşiv mi gönderileceğine nasıl karar verilir?
Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı bir mükellefse e-Fatura gönderilir. Kayıtlı değilse ve satıcı e-Arşiv uygulamasına dahilse e-Arşiv fatura düzenlenir. Business Central'daki e-belge uygulaması bu ayrımı cari kartındaki bilgiye göre yapar.
Hangi işletmelerin e-Fatura kullanması zorunlu?
Zorunluluk kapsamı Vergi Usul Kanunu genel tebliğleriyle belirlenir ve zaman zaman güncellenir. Güncel durumu Gelir İdaresi Başkanlığı'nın duyurularından ve mali müşavirinizden teyit edin.
Kaynaklar
Bu yazı, Microsoft iş uygulamaları hizmetini veren Xen Bilişim ekibi tarafından hazırlanmıştır. Hakkımızda
