Business Central lisans türleri: Essentials, Premium, Team Member ve diğerleri
Business Central'da hangi kullanıcıya hangi lisans gerekir? Essentials, Premium, Team Member, cihaz ve harici muhasebeci lisansları ile taahhüt kuralları.
İçindekiler
Business Central’a geçmeye karar veren işletmelerin ilk sorusu genellikle lisansla ilgilidir: Kaç lisans alınacak, hangi türde alınacak ve bunlar nasıl ödenecek? Business Central’da lisans şirket başına değil, kullanıcı başına alınır ve her kullanıcının ne iş yaptığı lisans türünü belirler. Doğru karışım kurulduğunda toplam tutar belirgin biçimde değişir.
Bu yazıda Business Central’daki lisans türlerini, hangi kullanıcıya hangisinin uygun olduğunu, lisansların nereden ve hangi taahhütle alındığını ve lisans atamasındaki kuralları anlatıyoruz.
Lisanslar nereden alınır
Microsoft’un Business Central lisans açıklamasındaki ilk cümle şudur: Business Central lisansları yalnızca bulut bayi programı (CSP) üzerinden satın alınabilir. Yani lisansı Microsoft’un web sitesinden kredi kartıyla almak yerine, bu programa kayıtlı bir Microsoft iş ortağından alırsınız. İş ortağı lisansı sizin Microsoft hesabınıza (kiracınıza) tanımlar, faturalamayı yapar ve lisans sayısındaki değişiklikleri yönetir.
Business Central online, eski Dynamics NAV’daki gibi bir lisans dosyası kullanmaz. Kullanıcı sisteme girdiğinde Microsoft, kullanıcının hesabına atanmış lisans türünü okur ve o türün izin verdiği nesneleri açar. Bu yüzden bir kullanıcıya yönetici yetkisi verilse bile, lisansı Team Member ise yalnızca Team Member lisansının kapsadığı ekranları kullanabilir.
Tam kullanıcı lisansları: Essentials ve Premium
Sistemde her gün kayıt giren, belge oluşturan ve kayıtları kesinleştiren kullanıcılar tam kullanıcıdır. Tam kullanıcılar için iki lisans türü vardır.
Essentials, finans, satış, satın alma, stok, depo ve proje işlerini kapsar. Üretim ve servis süreci olmayan işletmelerin büyük kısmı için yeterlidir. Muhasebeci, satış operasyon uzmanı, satın alma uzmanı ve depo sorumlusu gibi kullanıcılar genellikle Essentials ile çalışır.
Premium, Essentials’ın bütün kapsamına üretim ve servis yönetimini ekler. Ürün ağacı, rota, üretim emri, kapasite planlaması ve servis sözleşmesi gibi özellikler yalnızca Premium’da bulunur.
İki sürüm arasındaki en önemli kural şudur: aynı ortamdaki tam kullanıcıların hepsi aynı sürümde olmalıdır. Bir işletme üretim için Premium’a ihtiyaç duyuyorsa, o ortamdaki bütün tam kullanıcılar Premium lisansla çalışır. Microsoft 2024 yılının ilk sürüm dalgasıyla, Premium lisanslı bir kullanıcının Essentials olarak ayarlanmış bir ortama girebilmesine izin verdi; ancak bu kullanıcı orada Premium özelliklerini kullanamaz. Essentials lisanslı bir kullanıcı ise Premium olarak ayarlanmış bir şirkete giremez. Microsoft’un lisans kılavuzu iki sürümün aynı kiracıda ayrı ortamlarda kullanılmasına izin verir.
Team Member lisansı
Bir işletmede ERP’ye giren herkes tam kullanıcı değildir. Satış müdürü raporlara bakar ve onay verir, saha çalışanı stok durumunu kontrol eder, yönetici bekleyen siparişleri onaylar. Bu kullanıcılar için Team Member lisansı vardır.
Team Member lisansı tam kullanıcı lisansına göre çok daha düşük ücretlidir. Kayıtları görüntülemeyi, kendisine atanan onayları vermeyi ve mevcut kayıtlarda sınırlı güncelleme yapmayı kapsar. Kapsamın kesin sınırları Microsoft’un Dynamics 365 lisans kılavuzunda tanımlıdır ve zaman zaman güncellenir. Bu yüzden bir kullanıcıya Team Member vermeden önce, o kullanıcının hangi ekranlarda ne yapacağını listelemek ve kılavuzla karşılaştırmak gerekir. Kapsamın dışına çıkan bir iş yapması gerekiyorsa kullanıcıya tam lisans verilir.
Cihaz lisansı
Depo terminali, mağaza kasası ya da üretim hattındaki bir bilgisayar gibi birden çok kişinin sırayla kullandığı cihazlar için her kişiye ayrı lisans almak gerekmez. Business Central cihaz lisansı, lisansın kapsadığı cihazı birden fazla kullanıcının kullanmasına izin verir.
Microsoft’un açıklamasına göre cihaz kullanıcıları aynı anda oturum açan kullanıcılar olarak sayılır. Kaç cihaz lisansı alındıysa, “Dynamics 365 Business Central Device Users” grubuna eklenmiş kullanıcılardan en fazla o sayıda kişi aynı anda sisteme girebilir. Bu gruba istediğiniz kadar kullanıcı eklenebilir ve gruptaki kullanıcılara ayrıca Business Central lisansı atanması gerekmez. Cihaz kullanıcıları iş kuyruğunda zamanlanmış görevler de çalıştırabilir.
Bir kısıtlama vardır: Business Central’a ilk kez giren kullanıcı cihaz kullanıcısı olamaz. İlk girişi yönetici, tam kullanıcı ya da harici muhasebeci yapmalıdır, çünkü sistemin ilk ayarları bu girişle başlar.
Harici muhasebeci lisansı
Türkiye’de birçok işletmenin muhasebesi dışarıdan hizmet veren bir mali müşavirle birlikte yürür. Business Central bu durum için ayrı bir lisans türü sunar: harici muhasebeci. Microsoft’un lisans listesinde ayrı bir tür olarak yer alan bu lisans, işletme dışındaki muhasebecinin kayıtlara erişmesini sağlar ve Microsoft’un fiyat listesinde ücretsiz olarak sunulur. Kurulumda mali müşavirinizi bu lisansla tanımlarız.
Microsoft 365 kullanıcılarının erişimi
İşletmede en az bir Business Central lisansı varsa, belirli Microsoft 365 planlarına sahip çalışanlar Business Central kayıtlarını Teams içinden ek ücret ödemeden görebilir. Bu erişim salt okunurdur ve kayıtların ekip içinde paylaşılıp birlikte karar verilmesi için tasarlanmıştır. Örneğin satış ekibi Teams kanalında paylaşılan bir müşteri kartını açıp bakabilir, ancak üzerinde değişiklik yapamaz.
Hangi kullanıcıya hangi lisans
Lisans karışımını belirlemenin en sağlıklı yolu, kullanıcıları unvanlarına göre değil, sistemde yapacakları işe göre listelemektir. Aşağıdaki tablo tipik bir dağıtım işletmesindeki rolleri örnek olarak gösterir.
| Rol | Sistemdeki işi | Uygun lisans |
|---|---|---|
| Muhasebe uzmanı | Fiş keser, faturaları kaydeder, kapanış yapar | Essentials |
| Satış operasyon uzmanı | Sipariş ve fatura oluşturur | Essentials |
| Satış müdürü | Raporlara bakar, iskonto onayı verir | Team Member |
| Depo çalışanları | Ortak terminalden sevk ve sayım yapar | Cihaz |
| Mali müşavir | Kayıtları inceler, beyanname hazırlığı yapar | Harici muhasebeci |
| Diğer çalışanlar | Teams’te paylaşılan kayıtlara bakar | Microsoft 365 erişimi |
Üretim yapan bir işletmede bu tablodaki tam kullanıcı satırları Premium olur.
Taahhüt seçenekleri: aylık ve yıllık
Bulut bayi programındaki lisanslar aylık ya da yıllık taahhütle alınır. Yıllık taahhütte birim fiyat daha düşüktür, aylık taahhütte daha yüksektir.
İki seçenek arasındaki asıl fark esnekliktir. Microsoft’un iş ortaklarına yaptığı açıklamaya göre kullanıcı başı lisanslarda iptal ve azaltma, satın alma ya da yenileme anından itibaren 168 saat (7 gün) içinde yapılabilir ve bu süre hafta sonlarını ve tatilleri de kapsar. Bu süreden sonra yıllık taahhütteki lisans sayısı ancak yıl sonundaki yenilemede azaltılabilir. Lisans eklemek ise her iki seçenekte de istendiği an mümkündür.
Kullanıcı sayısı yıl içinde pek değişmeyen işletmeler için yıllık taahhüt genellikle daha uygundur. Mevsimlik çalışan ya da kullanıcı sayısı sık değişen işletmeler aylık taahhüdü tercih edebilir. İki seçenek karıştırılabilir: sabit kullanıcılar yıllık, geçici kullanıcılar aylık taahhütle alınabilir.
Lisansı başka bir kullanıcıya vermek
Çalışan işten ayrıldığında lisans başka bir çalışana verilebilir. Ancak Microsoft’un çevrim içi hizmet şartları kısa süreli devri sınırlar: Bir lisans, son atamadan sonraki 90 gün içinde kısa süreli olarak başka birine verilemez. İstisna, bir çalışanın izin ya da hastalık gibi yokluğunu karşılamaktır. Bunun dışındaki devirler kalıcı olmalıdır. Bu kural, bir lisansı vardiyalı çalışanlar arasında sırayla kullandırmanın lisans şartlarına uymadığı anlamına gelir; o durum için cihaz lisansı vardır.
Fiyatlar hakkında
Microsoft lisans fiyatları dolar bazlıdır ve Microsoft tarafından dönem dönem güncellenir. Türkiye’de faturalamada genellikle fatura günündeki kur kullanılır. Toplam tutar yalnızca lisanslardan oluşmaz: Türkiye uyarlama ve e-belge uygulamalarının ücreti, uygulamayı yayımlayan firmaya ayrıca ödenir. Bu yüzden teklif hazırlarken lisans, uygulama ve hizmet kalemlerini ayrı satırlarda yazıyoruz.
Değerlendirme
Business Central’da lisans maliyetini belirleyen şey kullanıcı sayısından çok kullanıcıların ne iş yaptığıdır. Her çalışana tam lisans almak yerine kimin kayıt girdiğini, kimin yalnızca bakıp onay verdiğini ve hangi cihazların ortak kullanıldığını çıkarmak, gereksiz lisans almayı önler. Kullanıcılarınızın listesini ve her birinin yaptığı işi bize iletirseniz, hangi lisans karışımının uygun olduğunu yazılı olarak çıkarırız. Lisanslama hakkında genel bilgiye lisanslama sayfamızdan ulaşabilir, teklif için iletişim formunu kullanabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Business Central lisansı nereden alınır?
Microsoft'un açıklamasına göre Business Central lisansları yalnızca bulut bayi programı (CSP) üzerinden satın alınabilir. Lisansı bu programdaki bir Microsoft iş ortağından alırsınız.
Aynı şirkette hem Essentials hem Premium kullanılabilir mi?
Aynı ortamdaki tam kullanıcıların hepsi aynı sürümde olmalıdır. İki sürüm ancak ayrı ortamlarda birlikte kullanılabilir.
Her çalışana tam lisans almak gerekir mi?
Gerekmez. Yalnızca kayıtları görüntüleyen, onay veren ya da sınırlı güncelleme yapan kullanıcılar için Team Member lisansı yeterli olabilir. Ortak cihazlar için cihaz lisansı vardır.
Yıllık taahhütlü lisans sayısı azaltılabilir mi?
Satın alma ya da yenilemeden sonraki 168 saat (7 gün) içinde azaltılabilir veya iptal edilebilir. Bu süreden sonra azaltma, taahhüt döneminin sonundaki yenilemede yapılır.
Bir çalışanın lisansı başka bir çalışana verilebilir mi?
Kalıcı olarak verilebilir. Microsoft'un kurallarına göre lisans, son atamadan sonraki 90 gün içinde kısa süreli olarak başka birine verilemez; bunun istisnası çalışanın yokluğunu karşılamaktır.
Kaynaklar
Bu yazı, Microsoft iş uygulamaları hizmetini veren Xen Bilişim ekibi tarafından hazırlanmıştır. Hakkımızda
